Excel ne zamana kadar doğru araç?
Veriyi bir kişi giriyor, aynı kişi okuyor ve karar bu tablodan veriliyorsa Excel doğru araç. Kurulumu bedava, değiştirmesi anında ve kimseden izin gerektirmiyor.
Bu üç özellik aynı zamanda sınırını da çiziyor: kimseden izin gerektirmemesi, kimin ne zaman neyi değiştirdiğinin de bilinmemesi anlamına geliyor.
Hangi belirtiler zamanın geldiğini gösteriyor?
Uygulamada dört tanesi güvenilir: aynı verinin iki farklı dosyada tutulması, dosya adlarında “son”, “yeni” ve “güncel” kelimelerinin çoğalması, bir sorunun cevabı için dosyayı hazırlayan kişiye sorulmak zorunda kalınması ve tablo bozulduğunda kimsenin nasıl düzelteceğini bilmemesi.
Bunların hiçbiri Excel’in hatası değil. Hepsi tek bir şeyi söylüyor: veriye artık birden fazla kişi dokunuyor ve dosya bunu yönetecek araç değil.
Geçerken hepsini bir anda yazılıma taşımak gerekir mi?
Gerekmiyor ve genelde yanlış oluyor. Şirketin bütün tablolarını aynı anda sisteme almak, hem büyük bir kapsam hem de kimsenin alışamayacağı bir değişim üretiyor.
İşe yarayan yol, hatası en pahalı olan tablodan başlamak. Genelde bu stok ya da sipariş oluyor; yanlış rakamın doğrudan sevkiyata ve faturaya yansıdığı yer.
Excel tamamen bırakılmalı mı?
Hayır. Sistem kurulduktan sonra bile Excel analiz aracı olarak kalmaya devam ediyor; asıl değişen, verinin nerede doğduğu.
Doğru düzen şu: kayıt sistemde oluşuyor, tablo o kayıttan besleniyor. Yanlış düzen ise tersi, yani tabloya girilen verinin sonradan sisteme aktarılması.