ERP nedir ve muhasebe programından farkı ne?
Muhasebe programı olan biteni kaydeder; ERP olan bitenin nasıl yürüdüğünü de yönetir. Muhasebede fatura vardır ama o faturanın hangi siparişten, hangi üretim emrinden ve hangi sevkiyattan doğduğu yoktur.
Fark en net şu soruda görülüyor: bir müşteri arayıp “geçen ay verdiğim siparişin durumu ne” dediğinde cevabı kim veriyor? Muhasebe programında bu sorunun muhatabı yoktur; ERP’de sipariş, üretim, stok ve sevkiyat aynı kaydın parçası olduğu için vardır.
ERP hangi modüllerden oluşur?
Çekirdek genelde şu başlıklardan kuruluyor: satın alma ve tedarikçi, stok ve depo, üretim, satış ve sipariş, sevkiyat, finans ve muhasebe, ve bunların üstünde raporlama. Şirketin işine göre kalite, bakım, saha servisi ya da bayi kanalı da ekleniyor.
Ama modül listesi kararın kendisi değil. Önemli olan bu modüllerin şirketin gerçek akışına göre kurulup kurulmadığı; hazır paketlerin çoğunda modül vardır ama akış paketin dayattığı akıştır.
Bir şirketin ERP’ye ihtiyacı olduğu nasıl anlaşılır?
Ölçüt ciro ya da personel sayısı değil. Şu üç belirti daha güvenilir: aynı veri iki ayrı yerde tutuluyor, bir sorunun cevabı için birden fazla kişiye sormak gerekiyor ve ay sonu kapanışı bir hesaplama değil bir uzlaşma toplantısına dönüşüyor.
Bunlardan biri bile varsa şirket zaten bir sistem çalıştırıyor demektir; sadece o sistem dosyalara ve kişilere dağılmıştır. ERP kararı, yeni bir sistem kurmak değil dağılmış olanı toplamaktır.
ERP kurmak şirkete ne katar?
Somut karşılık üç yerde çıkıyor. Birincisi karar hızı: veriyi toplamak için harcanan süre ortadan kalkınca karar aynı gün alınabiliyor. İkincisi maliyet görünürlüğü: fire, duruş ve iskonto ay sonunu beklemeden görünüyor.
Üçüncüsü ve en az konuşulanı devredilebilirlik. Bilgi kişilerin kafasında değil sistemde durduğunda, bir kişinin ayrılması şirketin hafızasını götürmüyor.